データポータルのレポートを共有・埋め込み・PDF出力する方法

せっかく作ったレポートも、関係者に届かなければ意味がありません。この記事では、データポータル(Looker Studio)のレポートを共有する3つの方法と、PDFとして出力する手順をまとめて解説します。

共有方法は主に3種類

1. 個別ユーザー・Googleグループを招待する

右上の「共有」から、共有したい相手のメールアドレスやGoogleグループを入力して招待します。「閲覧者」または「編集者」の権限を指定できるため、社外の関係者には閲覧のみを許可するといった使い分けが可能です。

2. リンクを共有する

「リンクを取得」を使うと、Googleアカウントの有無にかかわらず、組織内やウェブ上の任意のユーザーにレポートを公開できます。社内ポータルへの掲載など、招待の手間を省きたい場合に便利です。

3. レポートを埋め込む

iframeタグの埋め込みに対応した任意のサイトやアプリに、レポートをそのまま埋め込むことができます。埋め込んだレポートもフィルタや期間設定が通常どおりインタラクティブに機能するため、社内ダッシュボードサイトなどに組み込む用途に向いています。

PDFとしてダウンロードする手順

ステップ1: レポートを開く

ダウンロードしたいレポートを表示または編集モードで開きます。

ステップ2: 表示するデータを絞り込む

フィルタや期間設定、データ管理の設定を使って、PDFに出力したいデータの状態に絞り込みます。

ステップ3: ダウンロードメニューを開く

右上の「共有」ボタンをクリックし、ダウンロードアイコンを選択します。

ステップ4: 出力設定をしてダウンロードする

複数ページのレポートであれば、全ページを出力するか特定のページのみ出力するかを選べます。ページの並び順はドラッグ&ドロップで変更可能です。背景色の削除やパスワード保護といったオプションも用意されています(ページ番号の自動付与など一部の機能は有償版「Looker Studio Pro」向けです)。設定が終わったら「ダウンロード」を押せば完了です。

定期配布にはスケジュール配信も便利

毎週・毎月など定期的にレポートを関係者へ届けたい場合は、PDFを手動でダウンロードする代わりに、レポートの自動配信をスケジュール設定する機能を使うと、指定した頻度でPDF版を自分や関係者にメール配信できます。

まとめ

共有方法は、社内の限られたメンバーに見せたいのか、社外にも公開したいのかによって使い分けるのがポイントです。定期的に配布したいレポートは、PDFダウンロードやスケジュール配信と組み合わせると運用が楽になります。